Vacature: Office Manager (20-28 uur per week)

Ben jij de energieke spin in het web die onze collega's ondersteunt en het kantoor draaiende houdt? Vind je het leuk om de handen uit de mouwen te steken en anderen te ontzorgen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben jij de veelzijdige kracht achter de schermen van ons kantoor in Utrecht. Jij ondersteunt ons team bij diverse administratieve en organisatorische taken en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Dit varieert van de voorbereidingen en afronding van onze nascholingen tot het verzorgen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Je bent ook het gezicht van ons bedrijf: als gastvrouw/gastheer zorg je voor een warm welkom voor deelnemers, docenten en sponsoren tijdens onze evenementen, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.

Jouw taken:

• Ontvangen van klanten en relaties met een gastvrije en professionele houding
• Afspraken inplannen en opvolgen
• Contact onderhouden met externe partijen, zoals het schoonmaakbedrijf, de klusjesman en andere leveranciers
• Beheren van onze algemene e-mailinbox
• Coördineren van communicatie met onze IT-partner en andere leveranciers van apparatuur
• Verantwoordelijk voor bestellingen van kantoorbenodigdheden en materialen
• Telefonische ondersteuning en het beantwoorden van vragen
• Vragen met betrekking tot facturen oppakken en terugkoppelen naar de financiële administratie
• Contact onderhouden met onze poule van hosts
• Gastvrouw/gastheer zijn tijdens congressen en nascholingen
• Ondersteunen van projectmanagers bij diverse taken, zoals het klaarzetten van uitvoeringen, het opstellen van mailings en de afronding van projecten

Wat vragen wij van jou?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Zelfstandig, proactief en sterk in het plannen en organiseren
• Goed in het behouden van overzicht, ook in drukke periodes
• Klantgericht en ondersteunend naar collega’s
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Snel kunnen schakelen en oplossingsgericht werken
• Kritisch en assertief, met oog voor detail
• Beheersing van MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
• Nauwkeurig, gestructureerd en organisatorisch sterk
• Beschikbaar voor 20-28 uur per week, met flexibiliteit voor extra uren bij evenementen en uitvoeringen
• Bij voorkeur woonachtig in Utrecht of de nabije omgeving

Wat bieden wij jou?

• Een marktconform salaris
• Reiskostenvergoeding
• Een dynamische en afwisselende functie: geen dag is hetzelfde
• Een gezellig en betrokken team
• Gezamenlijk lunchen aan de Utrechtse gracht in de zomermaanden
• 25 vakantiedagen (op basis van een 40-urige werkweek)
• Pensioenregeling

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging?
We kijken ernaar uit om van je te horen! Solliciteer direct door je motivatiebrief, CV en een recente foto te sturen naar Marieke Schooleman via marieke.schooleman@healthinvestment.nl